Welches KI-Tool sollen wir einführen? Diese Frage höre ich in fast jedem Erstgespräch. Die wichtigere stellt kaum jemand: Findet die KI überhaupt, was Ihr Unternehmen weiss?
KI ist in Schweizer KMU angekommen. Rund ein Drittel nutzt sie inzwischen aktiv, ein Jahr zuvor war es gut ein Fünftel (AXA/Sotomo, 2025). Die Werkzeuge werden besser und günstiger. Was sich kaum verändert hat, ist die Grundlage, auf der sie arbeiten: das Wissen im eigenen Haus.
🐛 Das Problem
Das Wissen eines KMU liegt selten dort, wo eine KI es findet. Ein Teil steckt in den Köpfen der Erfahrenen. Ein anderer liegt in Mailboxen, in alten Projektordnern oder in drei Versionen derselben Offerte. Und manches wurde nie aufgeschrieben, weil man ja wusste, wen man fragen muss.
Setzt man nun eine KI darauf an, passiert eines von zwei Dingen. Entweder findet sie nichts und antwortet allgemein. Oder sie findet die falsche Version und antwortet überzeugend. Beides fällt nicht sofort auf. Dazu kommt ein zweiter Effekt: Eine Studie mit 319 Wissensarbeitenden zeigt, dass Menschen KI-Ergebnisse umso weniger prüfen, je mehr sie der KI vertrauen (Lee et al., 2025).
Wie direkt dieser Zusammenhang ist, haben kürzlich Studierende der OST erlebt. Sie bauten in einem Workshop eine eigene Wissensbasis und einen KI-Berater dazu. Was nicht hochgeladen war, kannte der Berater nicht. Ein Satz blieb hängen: Was die KI nicht findet, existiert für sie nicht.
🦋 Die pragmatische Lösung
KI-Readiness beginnt deshalb nicht beim Tool, sondern beim Wissensmanagement. Kontext Engineering ist Wissensmanagement mit einem neuen Abnehmer. Die bewährten Methoden werden damit wichtiger. Vier Fragen helfen beim Ordnen:
🦋 Was darf die KI wissen? Informationen einstufen, zum Beispiel öffentlich, vertraulich, geheim, und festlegen, wer welche Antworten sehen darf.
🦋 Woher weiss die KI etwas? Quellen benennen, pro Quelle eine verantwortliche Person bestimmen und Veraltetes löschen.
🦋 Wann vertrauen wir ihr? Antworten nur mit Quellenangabe, «weiss ich nicht» ausdrücklich erlauben und mit festen Testfragen prüfen.
🦋 Was muss der Mensch können? Ergebnisse prüfen, korrigieren und freigeben. Diese Fähigkeit braucht Übung, sonst verkümmert sie.
Konkret könnte das so aussehen
Stellen Sie sich einen Maschinenbauer mit 60 Mitarbeitenden vor. Der Verkauf möchte Offerten schneller erstellen. Statt sofort ein Tool einzuführen, wählt das Team die 20 wichtigsten Dokumente aus: Produktblätter, Standardklauseln, zwei gute Offerten. Jedes Dokument bekommt eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum. Alte Versionen fliegen raus. Erst dann darf die KI damit arbeiten, und jede Antwort zeigt ihre Quelle.
Nach vier Wochen zeigt sich etwas Unerwartetes. Die häufigste Frage des Aussendiensts betrifft eine Rabattregel, die in keinem Dokument steht. Sie existiert nur im Kopf des Verkaufsleiters. Die KI hat sie nicht gefunden, und genau das ist das wertvollste Ergebnis des ersten Monats: Die Lücke ist jetzt sichtbar und wird aufgeschrieben.
Und der Datenschutz?
Gerade deshalb lohnt sich die Ordnung vor dem Tool. Wer seine Informationen eingestuft hat, weiss, was an welches Modell gehen darf. Öffentliche Produktblätter können überall verarbeitet werden, vertrauliche Offerten bleiben bei einem Anbieter in der Schweiz oder der EU. Ohne diese Einstufung wird jede Tool-Entscheidung zur Bauchentscheidung.
Kleine Schritte statt Grossprojekt
«Das klingt nach einem Jahresprojekt», höre ich oft. Muss es nicht sein. Ein Bereich, eine Handvoll Dokumente, ein Monat. Danach ist sichtbar, wo das Wissen trägt und wo Lücken sind. Kleine Schritte sind besser als keine Schritte.
Vorteile auf einen Blick
🦋 Antworten, die auf dem aktuellen Stand Ihres Unternehmens beruhen
🦋 Weniger Abhängigkeit von einzelnen Köpfen, auch bei Pensionierungen
🦋 Klare Regeln, was die KI wissen darf, bevor vertrauliche Daten ins Spiel kommen
🦋 Mitarbeitende, die KI-Ergebnisse prüfen statt blind übernehmen
🦋 Freiheit bei der Wahl des Tools, weil das Wissen nicht im Tool gefangen ist
Fazit
Unternehmen werden nicht durch das beste KI-Tool bereit für KI, sondern durch gepflegtes Wissen.
👉 Wo steht Ihr Unternehmen? Eine KI-Potenzialanalyse zeigt, welches Wissen bereit ist und wo es noch hakt. Gerne einfach melden.